学校周会表安排的会议与活动，宣传部将根据其新闻性自行决定是否报道，或与主办单位协商是否报道，主办单位无需办理预约手续。
已发布的周会表如出现变动调整，主办单位应及时告知党委宣传部。
周会表上没有列出的会议与活动，主办方认为内容重要且具有新闻价值并需要宣传部进行报道和摄影的，主办单位在活动前1—5个工作日时段进行预约。预约的报道如出现时间地点变化应及时通知宣传部，或重新预约。预约通过学校OA办公在线申报至宣传部。为确保信息的准确性以及审核的及时性，不得以电话、短信、邮件、口述等方式代替预约，不得以上级领导之名省去预约环节。如遇临时动议的会议或活动需要宣传部报道，需由承办部门负责人说明未事先预约的原因，并将活动的时间、地点、人物、内容等信息发给宣传部负责人处理。
党委宣传部接到预约表后，视其重要性或新闻性决定是否安排报道并通知主办单位，其中未能予以安排报道的应当及时通知预约单位，或者建议主办单位自行采写通过通讯员投稿。
若多个采写拍摄任务在时间、人员、设备方面发生冲突时，党委宣传部将根据申请表递交先后次序和活动的新闻价值，酌情做出取舍和安排。