办公室推行“6S”管理方法介绍
“6S”管理源于日本。二十世纪五十年代，日本企业率先推行“6S”管理模式，最初是指对生产现场人员、机器、材料、方法等生产要素开展有效管理的一种管理活动。它提出的管理目标是：为员工创造一个干净、整洁、舒适、科学合理的工作场所和空间环境，通过实施有效的“6S”管理，最终提升人的素质，为企业造就高素质的优秀群体。
一、“6S”管理的基本含义
所谓“6S”管理，主要是对工作现场所处的状态不断进行整理、整顿、清扫、清洁、安全及提升人的素养的管理活动。因整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全这六个词在日语的罗马拼音或英语中的第一个字母均是“S”，所以简称“6S”。开展以整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全为内容的管理活动，称为“6S”管理。其基本含义为：
整理：划分办公室个人责任区域，区分哪些是有用的、哪些是无用的东西，然后将无用的东西清除出办公场所，只留下有用的东西。
整顿：将工具、设备、器材、文件等的位置固定下来，注上标识，实行定点放置（通常称定置）管理，在需要时能够立即找到。
清扫：将办公场所清扫到没有脏污的干净状态，过程中要注重细微之处。
清洁：维持整理、整顿、清扫后的没有脏污的干净、整洁的状态。
素养：培养遵守规章制度的纪律观念、积极向上的精神风貌，养成良好的文明习惯及团队意识；培养职工对周围人的爱、对工作场所的爱、对物品的爱。
安全：不断清除事故隐患的管理活动，增强职工安全观念。
二、“6S”管理的作用
“6S”管理的倡导者认为：人可以改变环境，环境也可以培养一个人，这就是所谓的“人造环境，环境育人”。没有一个好的工作环境，就无法造就人才。通过推行“6S”管理，不但能改善工作环境，更能改善员工的精神面貌，最终提升人的素质。人的素质是一个很广泛的概念，包括人的言行、道德、修养及对待各种环境的社会责任感。当然“6S”管理不可能提升人的所有素质，但通过推行“6S”管理，是能够在三个方面取得巨大成效的：第一，革除做事马虎的毛病，养成凡事认真的习惯，认真对待每一件事情；第二，遵守规定，养成按照规定办事的习惯；第三，养成文明礼貌的习惯。
2008年，“6S”管理导入我院。“6S”管理广泛适用于办公室及周边区域、库房和储物间、教学楼、实验室等场所。主要针对办公现场的状态，对每位员工的工作行为提出要求，倡导从小事做起，养成事事“讲究”的好习惯。这种管理不但可以营造整齐清洁的工作环境、提高工作效率、提升学院形象，更能培养一个人科学严谨的思考方式。
三、办公室推行“6S”管理的办法
“6S”管理引用到办公室管理，能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良，最终结果是：提高了工作效率；同时置身于优美的办公环境中并有一种美的感受。根据我院的实际情况，大致可以从6个方面实施“6S”管理模式。
（一）公共区域的管理
1、办公室地面要求平整、干净、通畅；每一间办公室要有定置管理图，室内物品与定置图标示的内容相符；墙面只允许悬挂时钟、定置图及宣传标语（画），其它多余物应清除；
2、室内物品存放的位置必须经过科学的设计布局、认真的清理，办公桌要同向摆放，避免使用者背部朝向门；
3、办公设备：如打印机、复印机、传真机等设施或灯具、空调、电风扇等电器每周要检查一次完好情况，要求导线、线缆集束，整齐、美观，符合安全要求；
4、电话号码单不要张贴在任何位置，可制作成电话簿，置于电话机旁；电脑内保存的文件资料分类科学，便于查找；
5、垃圾桷(废纸篓)内的垃圾要及时进行清理，每天至少清理一次；
6、下班后关闭所有电气设备电源及门窗。
（二）柜、架管理
1、柜顶上不允许摆放任何物品，柜底不放任何杂物，表面保持干净无积尘，所有物品定置放置；
2、定置图贴在门的左边内侧。要求所有的柜、架、盒均加上标识，明确责任部门、责任人、柜架上资料的类别等信息（图一）。标识字体为3号宋体，如文件盒内有两种以上，盒内要有文件类型目录清单。文件柜实行一柜一图，柜内每层、每堆物品应有定置标识，标识内容与实物相吻合；
3、文件柜要每半个月整理一次，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新。
（三）资料归位管理
1、工作台、办公桌面每天整理一次，在办公时间内，桌面上只能放置当日要使用的物品和文件资料；
2、置于办公桌上的文件架内只能存放三天内使用的文件资料，每个文件夹要分类标识清楚，每个文件夹内的资料超过3份就必须有目录清单。
（四）桌面状态
1、工作人员每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑显示器、电话机、文件架、水杯，定位摆放，其它物品一律不得保留（图2）。
文件柜管理要求（图1） 桌面状态（图2）
2、办公椅要以与之对应的办公桌为相对位置基准，定置放置，长时间外出办事或下班后，无扶手办公椅处于全推进状态，有扶手办公椅应端正置于办公桌正面。
（五）抽屉状态
1、个人抽屉应每星期整理一次，对三个月内用不到的东西，从抽屉里清理走；
1、个人抽屉应每星期整理一次，对三个月内用不到的东西，从抽屉里清理走；
2、最上面一个抽屉用于存放文具及工作笔记本、最下面一个抽屉用于存放私人物品。私人物品应保持最低限度，如毛巾1张、肥皂1块、卫生纸类不超过2包、雨伞1把、药品少量。其他抽屉只允许放置工作用品，并采用科学方法将物品固定，保证取物的方便与高效率。
（六）张贴管理
1、一定要明确允许张贴的区域，可以购买白板专门用于各类文件的张贴；
2、一般张贴品保留3-5天，重要张贴品保留7-10天；每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间，到期应由贴出人负责收回。
以上仅仅介绍了在办公室开展“6S”管理的方法，其实，“6S”管理的内容是相当丰富的，如定点摄影、红牌作战和目视管理等。
“6S”管理开展起来比较容易，可以搞得轰轰烈烈，并能在短时间内取得明显的效果，但要坚持下去，不断优化就不太容易。杨永强副院长在指导开展“6S”管理时多次强调：“要果断扔掉那些整理出来的无用的东西，下决心摒弃那些不恰当的做法，要持之以恒开展‘6S’管理工作。”实际上，这就是观念整理。
“6S”管理对学院的作用是基础性的，是不可估量的。“6S”管理是环境与行为建设的国际性管理文化，是规范及细节管理的成功管理模式。它能有效解决工作场所凌乱无序的状况，能有效提升个人行动能力与素质，有效改善文件、资料、档案的管理，能有效处理工具、物品、器械的管理。能令办公程序简洁化、人性化、标准化、节约时间，提升工作效率。我们真诚希望每个教职工都愿意为工作场所付出爱心和耐心，为创造 “一流环境”、提升学院形象而努力。
后勤集团：吴伟俊 丁红霞
时间:Apr 9, 2014 2:15:00 PM
录入者:郭冠华